Meeting plan: podnieś efektywność spotkań firmowych

Meeting plan: podnieś efektywność spotkań firmowych

Jednym z warunków prawidłowego rozwoju przedsiębiorstwa są spotkania firmowe. Meetingi, w których uczestniczą wszyscy członkowie załogi wraz z przełożonymi stwarzają możliwość dokładnego nakreślenia problemów, które pojawiają się w firmie i przyczyniają się do hamowania wzrostu przychodów oraz sposób ich zwalczania. Żeby jednak spotkanie firmowe przyniosło pożądane skutki, powinno być dobrze zorganizowane i odpowiednio przeprowadzone. Sprawdźmy kilka sprawdzonych przepisów na udane i efektywne zebranie firmowe.

Rozsądnie zarządzaj czasem
Jednym z najważniejszych czynników wpływających na efektywność spotkania firmowego jest czas i odpowiednie zarządzanie nim. Żeby meeting przyniósł zamierzony skutek, wszyscy zgromadzeni powinni od początku, do końca zachować zainteresowanie i wykazywać aktywny udział. Stanie się tak jedynie wtedy, gdy spotkanie nie będzie trwało zbyt długo. Nie należy przeciągać zebrania w czasie, tak, by nie doprowadzić do dekoncentracji uczestników. Optymalny czas zebrania to od 20-30 minut.

Dokładnie zaplanuj przebieg meetingu
Spontaniczność jako pomysł na przeprowadzenie zebrania, na pewno nie sprawdzi się jako czynnik zwiększający jego efektywność. Prowadzący powinien dokładnie nakreślić biznes plan przedsiębiorstwa na najbliższe dni oraz związane z tym punkty spotkania i uwypuklić aspekty, które należy na nim poruszyć, a także naszkicować cel, jaki zamierza osiągnąć. Każdy punkt powinien być dokładnie przeanalizowany i przedyskutowany.

Zwiększ czytelność
Niezwykle ważnym czynnikiem zwiększającym efektywność zebrań firmowych jest prawidłowa komunikacja. Meeting i treści na nim przekazywane powinny być czytelne dla każdego. Warto stosować prosty styl i zrozumiałe słownictwo, co zapobiegnie powstaniu barier komunikacyjnych między uczestnikami i powstawaniu niedomówień i miejsc niedookreślonych.

Odpowiednia lokalizacja
Miejsce, w którym przeprowadzamy zebranie może wydawać się mało istotne, tymczasem, może mieć niezwykle duży wpływ na koncentrację zebranych. Najlepiej sprawdzi się neutralna sala konferencyjna, w której nie będą znajdowały się żadne stanowiska pracy. Dzięki temu, nikt z zebranych nie będzie odciągał się meetingu przez inne zajęcia. Ważne jest również poczucie tego samego poziomu, co zwiększy odwagę podwładnych, dlatego neutralna sala konferencyjna sprawdzi się lepiej od np. gabinetu przełożonego.

Postaw kropkę nad „i”
Na koniec pytania warto podsumować wszystkie zebrane wnioski i zagrzać pracowników do działania. Zebranie najważniejszych informacji i scalenie ich w jedno przesłanie okaże się lepsze niż czas na dodatkowe pytania, które mogą przyczynić się do przekroczenia założonego limitu czasu.